Microsoft Teams – Những câu hỏi thường gặp


1.     Làm thế nào để có thể tham gia vào một nhóm trong Microsoft Teams?

Trong MS Teams nhóm có thể là công khai hoặc riêng tư. Bất kỳ ai trong một công ty, tổ chức có sử dụng cùng 1 tên miền đều có thể gia vào các nhóm công cộng. Đối với một nhóm riêng tư, các thành viên mới phải được thêm vào bởi một chủ sở hữu nhóm. Nhóm trong Teams cũng cho phép thêm người từ bên ngoài nhóm  của bạn với tư cách là khách (Tuy nhiên điều này chỉ thực hiện được khi Quản trị hệ thống của bạn mở tính năng này)

2.     Trong Microsoft Teams, kênh là gì?

Kênh là các khu vực thảo luận nhóm nhỏ trong 1 nhóm (hoặc cả nhóm) bạn có thể tạo cho các nhóm của mình. Khi được tạo, mỗi nhóm có sẵn một kênh chung (Genaral) cho các thông báo và nội dung chung. Bạn cũng có thể tạo các kênh riêng biệt cho các chủ đề khác nhau với các nhóm nhỏ thành viên khác nhau để hoạt động hiệu quả hơn. Bạn hoàn toàn có thể theo dõi những thông báo của kênh khi xuất hiện các bài viết mới hoặc cập nhật các tài nguyên của nhóm trên kênh.

Microsoft Teams – Những câu hỏi thường gặp

3.     Tôi có thể gửi tin nhắn riêng tư không?

Có, bạn hoàn toàn có thể thực hiện các tin nhắn riêng tư trong MS Teams. Ngoài các kênh nhóm và trò chuyện nhóm, bạn có thể thiết lập một cuộc trò chuyện riêng tư với bất kỳ người dùng nào trong Teams của bạn

Xem phần hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams cơ bản

4.     Sự khác biệt giữa kênh nhóm và trò chuyện riêng tư là gì?

Kênh nhóm là không gian chung cho các thành viên thuộc nhóm tự do truy nhập và trao đổi thông tin, trong khi trò chuyện riêng tư là một cuộc trò chuyện riêng của bạn với người được mời tham gia cuộc trò chuyện đó.

Microsoft Teams – Những câu hỏi thường gặp

5.     Tôi có thể sử dụng Teams để thực hiện cuộc gọi không?

Có, Microsoft Teams hỗ trợ thực hiện cuộc gọi video và âm thanh. Bạn có thể thực hiện theo các thao tác dưới dây hoặc xem phần hướng dẫn sử dụng Teams cơ bản.

Microsoft Teams – Những câu hỏi thường gặp

6.     Làm thế nào để tôi thiết lập một cuộc họp?

Microsoft Teams có thể được dùng để lên lịch cuộc họp trong một kênh nhóm hoặc trong nhóm trò chuyện.

Xem phần hướng dẫn thiết lập cuộc họp

7.     Tôi có thể chuyển qua lại giữa các tài khoản người dùng từ các tổ chức khác nhau không?

Có, bạn có thể. Nếu bạn là chủ sở hữu nhóm, bạn có thể thêm tài khoản khác của bạn dưới dạng tài khoản khách vào nhóm. Nếu bạn là thành viên nhóm, hãy yêu cầu người sở hữu nhóm mời bạn đến nhóm đó với tư cách là khách. Sau khi bạn đã được thêm vào nhóm  với tư cách là khách, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các tài khoản người dùng từ các tổ chức khác nhau.

8.     Tôi có thể động bộ lịch Outlook của mình vào Teams không?

Có, bất kỳ cuộc họp nào bạn đã thiết lập trong Outlook sẽ hiển thị trong dạng xem cuộc họp của Microsoft Teams, vì vậy bạn có thể quản lý tất cả các sự kiện lịch của mình ở một nơi.

9.     Với tư cách thành viên tôi có thể thực hiện được các tác vụ nào trong Microsoft Teams?

Với tư cách là thành viên nhóm, bạn có thể thực hiện tất cả các tác vụ cơ bản trong Microsoft Teams, chẳng hạn như gửi và nhận thư riêng tư hoặc nhóm, thiết lập và tham gia cuộc họp, thực hiện và nhận cuộc gọi thoại và video, thêm kênh vào nhóm và làm việc với các file trong nhóm.

Ngoài việc tất cả các tác vụ trên, với tư cách là chủ sở hữu nhóm, bạn có thể:

  • Lập nhóm
  • Sửa nhóm
  • Quản lý thiết đặt nhóm
  • Thêm thành viên
  • Xóa nhóm

10.     Tôi có thể gửi tin nhắn từ MS Teams sang một người dùng Skype for Business không?

Có, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Teams để trò chuyện với một người đang sử dụng Skype for Business. Tuy nhiên khi trò chuyện bằng Teams với người dùng Skype for Business, một số tính năng sẽ không có hiệu lực, chẳng hạn như Emoji và file đính kèm. Ngoài ra, lịch sử trò chuyện của bạn sẽ không được lưu.

11.     T-Bot trong Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams cung cấp một bot trợ giúp có tên là T-bot để giúp bạn có bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể có về cách sử dụng Microsoft Teams. Chỉ cần nhập câu hỏi hoặc cụm từ vào trò chuyện với T-bot và bạn sẽ nhận được trả lời tức thời. Bạn có thể nhập, ví dụ: “How can I make a call?” và T-bot sẽ trả lời bạn với các hướng dẫn.

12.     Làm thế nào để tôi đăng xuất khỏi các nhóm?

Nó tùy thuộc vào thiết bị bạn đang sử dụng.

Trong Windows, Mac và Web, bạn bấm vào Avatar để mở menu, rồi chọn tùy chọn đăng xuất (log out).

Microsoft Teams – Những câu hỏi thường gặp

Trên iPhone, Bấm menu … More , hãy chọn Settingvà Sign Out.

Trên điện thoại Android, bấm biểu tượng menu , Chọn Setting rồi chọn Logout

13.     Tôi có thể quay màn hình cuộc họp trong Microsoft Teams không?

Có, bạn hoàn toàn có thể quay lại toàn bộ những gì diễn ra trong cuộc họp online của bạn bằng Microsoft Teams. Cách thực hiện như sau.

  • Để bắt đầu ghi, hãy đi đến điều khiển cuộc họp, rồi chọn More Options   bấm Start Recording

Sau khi thực hiện, mọi người trong cuộc họp đều được thông báo rằng bản ghi đã bắt đầu.

Thông báo cuộc họp cũng được gửi đến lịch sử trò chuyện.

Microsoft Teams – Những câu hỏi thường gặp

  • Để dừng ghi, chọn cuộc gọi à rồi chọn More Option  …  bấm Stop Recording
A screenshot of a cell phone

Description automatically generated
  • Sau đó bản ghi sẽ được xử lý (có thể mất một lúc) và lưu vào Microsoft Stream và có thể phát lại
  • Người dùng sẽ nhận email từ Microsoft Stream khi bản ghi được lưu thành công. Nó cũng hiển thị trong cuộc trò chuyện— hoặc trong kênh, nếu bạn đang họp trong một kênh.

14.     Sự khác nhau giữa Chủ sở hữu, Thành viên và Khách trong Teams

  • Chủ sở hữu
    Trong nhóm chủ sở hữu quản lý các cài đặt nhất định cho nhóm như: thêm và xóa thành viên, thêm khách, thay đổi cài đặt nhóm và xử lý các tác vụ quản trị. Có thể có nhiều hơn một chủ sở hữu trong một nhóm.
  • Thành viên Thành
    Thành viên là những người trong nhóm thường là người trong 1 tổ chức (có cùng tên miền với chủ sở hữu), có thể trao đổi, trò chuyện với các thành viên khác trong các cuộc trò chuyện, có thể tạo kênh,… Có thể xem, tải các file lên nhóm và thực hiện được các loại cộng tác thông thường mà các chủ sở hữu nhóm đã cho phép.
  • Khách
    Khách là những người từ bên ngoài công ty hay tổ chức được chủ sở hữu nhóm mời vào, chẳng hạn như đối tác hoặc chuyên gia tư vấn, cán bộ phòng sở … Khách có ít quyền hơn các thành viên trong nhóm nhưng họ cũng có các quyền cơ bản như trò chuyện, tham gia cuộc họp, xóa các tin nhắn mình đã gửi, chia sẻ file trên kênh….

15. Nhóm và kênh khác nhau thế nào?

Nhóm là một tập hợp gồm những thành viên, nội dung và công cụ xung quanh các dự án và kết quả khác nhau trong một tổ chức.

  • Các nhóm có thể được tạo ở chế độ riêng tư chỉ dành cho người dùng được mời.
  • Các nhóm cũng có thể được tạo để công khai và mở và bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể tham gia
  • Một nhóm có thể chứa tối đa 5000 thành viên.

Kênh là các phần dành riêng trong một nhóm để tạo ra các cuộc hội thoại được sắp xếp theo các chủ đề, dự án, quy định cụ thể – hay bất cứ điều gì mang lại hiệu quả hoạt động đối với nhóm của bạn!

  • Các kênh có thể được mở cho tất cả các thành viên trong nhóm tham gia – kênh này được gọi là kênh public, hoặc các kênh chỉ một nhóm người được lựa chọn thực hiện một nhiệm vụ riêng tư – kênh này được gọi là kênh riêng tư (private)
  • Các kênh có giá trị nhất khi được mở rộng với các ứng dụng bao gồm các tab, trình kết nối và bot làm tăng giá trị của chúng cho các thành viên của nhóm.

Tham khảo thêm:

>> Microsoft Teams – Những giới hạn và thông số kỹ thuật.

>> Microsoft Teams – Những lỗi thường gặp và cách khắc phục

Billy Nguyễn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *